← FloorballMindEnglish version ↓

Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für Ihre Daten ist FloorballMind. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Fragen, Berichtigungen oder Anliegen zu Ihren Daten: privacy@mail.floorballmind.com.

Was wir speichern

FloorballMind ist eine Taktik- und Lern-App für Unihockey-Clubs. Wir speichern nur, was die App dafür braucht:

  • Ihr Konto: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur in einer nicht umkehrbar verschlüsselten Form – wir können es nicht lesen), ob und wann Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, wann Sie welche Fassung dieser Erklärung akzeptiert haben, ob Sie unter 14 Jahren alt sind (bei der Registrierung aus Ihrem Geburtsdatum ermittelt – das Datum selbst wird nicht gespeichert, nur das Geburtsjahr) und wann Sie die App zuletzt benutzt haben.
  • Ihr Profil: freiwillig: Ihr Geburtsjahr und Ihr Geschlecht, als Spielerin oder Spieler Ihre Rückennummer, Position, Schusshand, Grösse und Ihr Niveau, als Inhaber oder Coach Ihr Land, und ein Profilbild, wenn Sie eines hochladen (in der Datenbank als kleines Bild gespeichert). Die Inhaber und Coaches Ihres Clubs können das Bild eines Coaches sehen; das Bild einer Person unter 14 Jahren wird niemandem sonst gezeigt.
  • Anmeldung: ein Anmelde-Cookie mit einem zufälligen Token für jedes Gerät (mit «angemeldet bleiben» 30 Tage, sonst bis der Browser geschlossen wird, höchstens 24 Stunden) sowie kurzlebige Links, die wir Ihnen per E-Mail senden, um sich anzumelden (15 Minuten), Ihr Passwort zurückzusetzen (30 Minuten) oder Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen (48 Stunden). Die Links werden nur in verschlüsselter Form gespeichert.
  • Ihre Clubs: welchen Clubs und Teams Sie angehören oder beitreten möchten, Ihre Rolle dort (Inhaber, Coach oder Spieler), seit wann und wann Sie sich zuletzt die Spielzüge des Clubs angesehen haben. Alle aktiven Mitglieder eines Clubs sehen dessen Mitgliederliste: Name, Rolle, Beitrittsjahr und bei Spielerinnen und Spielern das Geburtsjahr.
  • Kader: Coaches und Inhaber können Spielerinnen und Spieler in die Kader ihres Clubs eintragen – auch Personen ohne Konto – mit Name, Rückennummer, Position, Linie, Schusshand, Grösse, Geburtsjahr, Geschlecht und Niveau. Ist ein Eintrag mit Ihrem Konto verbunden, kommen Name, Geburtsjahr, Geschlecht, Grösse und Schusshand, die Sie selbst angegeben haben, aus Ihrem Konto, und der Club kann sie nicht ändern. Nur Inhaber und Coaches sehen die Kader.
  • Einladungen: Wenn ein Coach jemanden persönlich einlädt, werden der Name und die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, die er eingegeben hat, zusammen mit dem Einladungscode gespeichert. Bei Einladungen per Telefon sendet der Coach die Nachricht selbst (zum Beispiel per WhatsApp); FloorballMind versendet sie nicht.
  • Einwilligung der Erziehungsberechtigten: für eine Spielerin oder einen Spieler unter 14 Jahren: die E-Mail-Adresse des Elternteils bzw. der erziehungsberechtigten Person, wer sie angegeben hat, ob sie zugestimmt, abgelehnt oder ihre Zustimmung später widerrufen hat, und wann. Die Links, die wir ihr per E-Mail senden, werden nur in verschlüsselter Form gespeichert.
  • Spielzüge: die Spielzüge, die Sie speichern (Boards, Bewegungen, Notizen, die Abschrift eines Sprachkommentars), die im Club geteilten Spielzüge und daraus erstellte Lektionen, Ihre Aufstellungen und gespeicherten Szenarien. Ein Spielzug kann alle Namen enthalten, die ein Coach auf das Board schreibt. Die Tonaufnahme eines Sprachkommentars bleibt auf Ihrem Gerät.
  • Lernen: Ihre Antworten in Lektionen und Quiz, abgeschlossene Lektionen, Punkte und wie sicher Sie welche taktischen Konzepte beherrschen. Die Inhaber und Coaches Ihres Clubs sehen Ihren Lernfortschritt im Club.
  • Benachrichtigungen: die Nachrichten in Ihrem Posteingang (neue Lektionen, geteilte Spielzüge, Anfragen und Neuigkeiten aus dem Club), ob und wann sie gelesen, als Push-Nachricht oder per E-Mail zugestellt wurden, Ihre Benachrichtigungseinstellungen und – wenn Sie Push-Nachrichten einschalten – die Benachrichtigungsadresse Ihres Browsers für jedes Gerät.
  • KI-Funktionen: der Verlauf Ihrer Chats im Builder (damit er auf allen Ihren Geräten erscheint) und für jede KI-Anfrage nur, welche Funktion und welches Modell, wie gross sie war und wann – nicht ihr Inhalt.
  • Sicherheitsprotokoll: wichtige Vorgänge (Beitritte, Rollenänderungen, Einladungen, Einwilligungen, Kontolöschungen) mit wer, was und wann. Es enthält keine E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Codes; eine IP-Adresse wird nur bei Betreiber-Anmeldungen und nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert.
  • Nur auf Ihrem eigenen Gerät: Vor der Anmeldung gespeicherte Spielzüge, Board-Aufstellungen, Tonaufnahmen von Sprachkommentaren, Ihr Lernstand in FloorballLingo, Ihre Einstellungen und – mit «angemeldet bleiben» – Ihre E-Mail-Adresse bleiben in Ihrem Browser; die App speichert ausserdem Seiten für die Offline-Nutzung. Beim Abmelden werden die in den Browser kopierten Kader des Clubs, die Offline-Kopien und die Push-Anmeldung dieses Geräts entfernt; der Rest bleibt, bis Sie die Website-Daten im Browser löschen.

Wozu wir sie verwenden

Damit Sie sich anmelden, Ihren Club, Ihre Teams und Kader führen, Spielzüge und Lektionen teilen und studieren können, damit wir Ihnen die Benachrichtigungen senden, die die App vorsieht, damit Minderjährige nur mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten teilnehmen, und um die App sicher und funktionsfähig zu halten (Sicherheitsprotokoll, Fehlerberichte). Wir verkaufen Ihre Daten nicht, zeigen keine Werbung und verwenden keine Analyse- oder Tracking-Dienste.

Rechtsgrundlagen: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Konto, Club, Spielzüge, Lernen und die KI-Funktionen, die Sie selbst auslösen (Namen werden dabei durch Codes ersetzt); Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 8 DSGVO) für Kinder unter 14 Jahren und Push-Nachrichten; berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Sicherheitsprotokoll und Fehlerberichte

Wer sonst noch damit umgeht

  • Hosting: Die App, ihre Datenbank, deren Backups und die Fehlerberichte laufen bei Microsoft Azure in der Region «North Europe» (Irland, EU); Backups werden nicht in eine andere Region kopiert.
  • E-Mail: E-Mails (Anmelde-Links, Einladungen, Passwort-Zurücksetzungen, Einwilligungsanfragen, Benachrichtigungen) werden von Resend (Resend, Inc., USA) über dessen EU-Region (Irland) zugestellt. E-Mails an Adressen von FloorballMind werden ebenfalls über Resend empfangen und an das Postfach des Betreibers weitergeleitet. Die Übermittlung an Resend als US-Unternehmen beruht auf Standardvertragsklauseln. Das Postfach des Betreibers, an das weitergeleitet wird, liegt bei Google (Gmail).
  • KI-Funktionen (OpenAI): Wenn Sie den KI-Coach, den Taktik-Chat, die Board-Assistenten, «Beschreiben» oder Sprachbefehle nutzen, wird das, was Sie eingeben (mit dem Inhalt des Boards) oder sagen (bei Sprachbefehlen die Aufnahme), an OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) gesendet, um die Antwort zu erzeugen. Lässt der Server eine Erzählung vorlesen, wird ihr Text an OpenAI gesendet. Bevor Text gesendet wird, werden die darin vorkommenden Personen durch Codes ersetzt (siehe «Wie KI eingesetzt wird»). FloorballMind speichert diese Inhalte nicht (ausser dem Builder-Chatverlauf, siehe oben). Die Übermittlung in die USA beruht auf Standardvertragsklauseln.
  • Push-Nachrichten: wenn Sie sie einschalten, stellt der Push-Dienst Ihres Browsers (z. B. Google, Apple, Mozilla oder Microsoft) sie zu; er erhält nur Titel, kurzen Text und Link.
  • Fehlerberichte: Fehler und Warnungen gehen an Azure Application Insights (dieselbe Region): Fehlermeldung, Seitenadresse ohne Parameter und Browsertyp – ohne Namen, E-Mail-Adressen oder IP-Adressen.

Wie KI eingesetzt wird

  • Die Analyse, die Zusammenfassung und die Erzählung, die die App zu einem Board zeigt, schreibt die eigene Analyse-Engine von FloorballMind aus dem Board. Keine KI schreibt sie.
  • Eine KI wird nur dort eingesetzt, wo Sie sie benutzen: im Builder-Chat («Ask about board» und «Describe»), im Taktik-Chat, bei «Beschreiben», bei den Aufräum- und Vorschlagsknöpfen des Taktik-Builders, bei den Erklärungen des KI-Coaches und den Fragen im Training, bei Sprachbefehlen und Diktat sowie bei der vorgelesenen Erzählung. Sie ist angewiesen, über Unihockey-Taktik und -Übungen zu antworten, und bei «Ask about board» nur aus der Analyse, die die App schon berechnet hat. Ausserhalb davon sendet FloorballMind nichts an eine KI.
  • Bevor Text an OpenAI gesendet wird, ersetzt FloorballMind die Namen der Personen, die es kennt (die Mitglieder Ihres Clubs und, für Inhaber und Coaches, die Spielerinnen und Spieler der Kader), sowie die Namen von Club und Kader durch Codes (zum Beispiel P7K2, Team A). Der Code einer Person wird aus einem Geheimnis berechnet, das nur der Server von FloorballMind kennt: Er ist jedes Mal derselbe, und OpenAI kann ihn nicht in einen Namen zurückverwandeln. Rolle und Rückennummer werden mit dem Code gesendet. Die Codes der Antwort werden in der App wieder in Namen verwandelt, bevor Sie sie sehen. Weil ein Code immer für dieselbe Person steht, sind diese Daten pseudonymisiert, nicht anonym. Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Konto-Kennung werden nicht gesendet.
  • Die vorgelesene Erzählung nennt eine Spielerin oder einen Spieler mit Rolle und Rückennummer (auf Englisch: “the centre, number fourteen”) statt mit dem Namen; der Text auf dem Bildschirm behält die Namen.
  • Nicht erfasst sind: die Aufnahme Ihrer eigenen Stimme (bei Sprachbefehlen und Diktat wird die Aufnahme selbst zur Transkription an OpenAI gesendet; die App kann sie nicht verändern, ein gesprochener Name wird also von OpenAI gehört); Namen, die Sie eintippen und die die App nicht kennt (jemand, der nicht in Ihrem Club ist, ein Name, den nur Sie verwenden); und eine Person, die Sie nur mit einem Wort nennen, das auch ein gewöhnliches Wort ist (etwa der Nachname «Coach» allein). Sonst nichts.
  • Wenn Ihr Browser eine eigene Spracherkennung hat, können Sprachbefehle sie statt OpenAI nutzen; dieser Dienst gehört dem Hersteller des Browsers.

Was andere über Sie sehen können

Das sind die Angaben, die andere in der App über eine Spielerin oder einen Spieler sehen können. Keine davon gehört zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (wie Gesundheit, ethnische Herkunft oder Religion).

  • Im Club: Alle Mitglieder sehen Ihren Namen, Ihre Rolle im Club (Inhaber, Coach oder Spieler), das Jahr Ihres Beitritts und – bei Spielerinnen und Spielern – Ihr Geburtsjahr. Nicht Ihre E-Mail-Adresse und nicht Ihr Bild.
  • Die Inhaber und Coaches Ihres Clubs sehen zusätzlich Ihren Kadereintrag: Name, Rückennummer, Position, Linie, Schusshand, Grösse, Geburtsjahr, Geschlecht und Niveau, sowie Ihren Lernfortschritt. Spielerinnen und Spieler sehen die Kader nicht. Die Inhaber und Coaches sehen ausserdem die E-Mail-Adresse jedes Coaches.
  • Ihr Bild sieht niemand ausser Ihnen; nur das Bild eines Coaches erscheint auf seiner Karte für die Inhaber und Coaches des Clubs. Das Bild einer Person unter 14 Jahren wird niemandem sonst gezeigt.
  • Ein Spielzug, den Sie mit Ihrem Club oder einem Kader teilen, enthält sein Board: zu jeder aufgestellten Spielerin und jedem aufgestellten Spieler den Namen wie im Kader, Rückennummer, Position, Linie, Niveau, Schusshand und Grösse. Die Kaderliste, die mit dem Spielzug gespeichert wird und in seinem PDF-Bericht steht, nennt nur den Kurznamen («Emma L.») und lässt Grösse, Geschlecht und Geburtsjahr weg.
  • Andere Clubs: Wer angemeldet und von einem Club bestätigt ist, kann die Seiten anderer Clubs ansehen: Name und Wappen des Clubs, seine Inhaber und Coaches mit Namen und die Kader, die nicht privat sind, mit Name, Position und Niveau jeder aktiven Spielerin und jedes aktiven Spielers. Nicht Geburtsjahr, Rückennummer, Grösse, Geschlecht, Bild oder E-Mail-Adresse. Ein privater Kader ist nur für seinen eigenen Club sichtbar.
  • Was Sie selbst bestimmen: Ist Ihr Kadereintrag mit Ihrem Konto verknüpft, sind Name, Geburtsjahr, Geschlecht, Grösse und Schusshand die Angaben Ihres Kontos, und nur Sie können sie ändern, auch Coaches nicht. Rückennummer, Position, Linie und Niveau legt der Club fest.
  • Grösse: Sie hilft bei der Schätzung der Schlägerreichweite, die die Taktikanalyse verwendet; deshalb sehen Clubmitglieder sie bei Spielerinnen und Spielern. E-Mail-Adressen von Coaches und Inhabern sehen die Mitglieder des Clubs, ausser jemand hat die E-Mail-Benachrichtigungen in den Einstellungen ausgeschaltet – dann ist die Adresse für andere verborgen.

Cookies und Speicher im Browser

FloorballMind setzt nur die Cookies, die für die Anmeldung nötig sind: das Anmelde-Cookie und die Sicherheits-Cookies der Anmeldung (Schutz vor gefälschten Anfragen, Rückkehradresse nach der Anmeldung). Es gibt keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Cookies. Was die App im Browser speichert, steht oben unter «Nur auf Ihrem eigenen Gerät».

Kinder und Jugendliche unter 14 Jahren

Wer unter 14 Jahren ist, tritt einem Club erst bei, wenn ein Elternteil oder eine erziehungsberechtigte Person eingewilligt hat. Wir senden ihr einen Link (an die Adresse, die der Coach oder die Spielerin bzw. der Spieler angibt); bis zur Einwilligung kann die Spielerin bzw. der Spieler die Spielzüge des Clubs nicht sehen und steht nicht auf der Mitgliederliste. Nennt ein Coach bei der Einladung eine erziehungsberechtigte Person, gilt die Spielerin bzw. der Spieler als minderjährig, auch wenn sie bzw. er selbst etwas anderes angibt. Nach der Entscheidung erhält die erziehungsberechtigte Person einen Link, über den sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, die Daten ihres Kindes herunterladen oder das Konto ihres Kindes löschen kann; einen neuen Link kann sie jederzeit auf der Einwilligungsseite anfordern. Ausserdem gilt für Konten unter 14 Jahren:

  • Ihr Profilbild wird niemandem sonst gezeigt.
  • FloorballMind sendet ihnen keine E-Mails zu Lektionen und geteilten Spielzügen. Die E-Mails des Clubs erhalten sie wie alle Mitglieder: einmalig die Bestätigung «Sie sind jetzt Mitglied» und Neuigkeiten aus dem Club, die sich im Konto ausschalten lassen.
  • Alle Mitglieder des Clubs sehen Name, Rolle, Beitrittsjahr und Geburtsjahr der Spielerin bzw. des Spielers; die Inhaber und Coaches sehen zusätzlich die Teams, den Kadereintrag und den Lernfortschritt.

Die Altersgrenze von 14 Jahren ist das Alter, ab dem in Österreich eine Person selbst in die Verarbeitung ihrer Daten einwilligen kann (Art. 8 DSGVO in Verbindung mit § 4 Abs. 4 DSG). Ändert sich die Grenze, fragt die App alle Konten erneut nach ihrem Alter, statt alte Angaben neu auszulegen.

Wie lange wir sie aufbewahren

  • Ihr Konto, Ihr Profil, Ihre Spielzüge, Ihr Lernstand und Ihre Benachrichtigungen: bis Sie sie oder Ihr Konto löschen.
  • Gelöschte Spielzüge: 10 Tage wiederherstellbar, danach entfernt.
  • Anmelde-Token und Links: bis zu ihrem Ablauf (siehe oben), danach automatisch entfernt; Einwilligungslinks 7 Tage, Verwaltungslinks für Erziehungsberechtigte 30 Tage.
  • Abgelaufene Einwilligungsanfragen: 30 Tage nach Ablauf gelöscht. Ein neues Konto unter dem Altersgrenzwert, dessen Einwilligung nach 7 Tagen nicht erteilt wurde, wird mit seinen Daten gelöscht.
  • Einladungen (mit Name und Kontakt der eingeladenen Person): 30 Tage nach Ablauf oder Widerruf gelöscht.
  • Archivierte Clubs: 30 Tage nach der Archivierung gelöscht.
  • Sicherheitsprotokoll und Zähler der KI-Anfragen: 12 Monate; löschen Sie Ihr Konto, wird Ihr Name schon vorher von den Einträgen entfernt.
  • Posteingang: bis Sie die Mitteilungen oder Ihr Konto löschen.
  • Fehlerberichte: 30 Tage.
  • Datenbank-Backups: 14 Tage, danach überschrieben.

Ihre Rechte und Möglichkeiten

  • Auskunft und Datenübertragbarkeit: Konto → «Privacy & data» → «Download my data»: alles, was über Ihr Konto gespeichert ist, als JSON-Datei (ohne Passwort-Hash und Token).
  • Berichtigen: Name, Profilbild, Geburtsjahr, Profilangaben und Land ändern Sie auf der Kontoseite. Ihre E-Mail-Adresse lässt sich in der App nicht ändern – schreiben Sie uns. Was ein Coach im Kader eingetragen hat, ändert der Coach.
  • Ihr Konto löschen: Konto → «Privacy & data» → «Delete my account». Spielzüge und Lektionen, die Sie in einem Club geteilt haben, und Ihre Einladungen bleiben beim Club (dem ältesten verbleibenden Inhaber zugeordnet); Kadereinträge, die ein Coach angelegt hat, bleiben beim Club, ohne Verbindung zu Ihrem Konto. Ein Club, dessen einziges Mitglied Sie sind, wird mit seinen Spielzügen gelöscht. Sind Sie der einzige Inhaber eines Clubs mit weiteren Mitgliedern, müssen Sie diese zuerst entfernen.
  • Benachrichtigungen: E-Mails bei verpassten Benachrichtigungen und Neuigkeiten aus dem Club (in der App und per E-Mail) lassen sich ausschalten; Push-Nachrichten schalten Sie im Browser aus. Mitteilungen zu Ihrer Mitgliedschaft (Anfragen, Bestätigungen, Entfernungen) erhalten Sie immer im Posteingang.

Sie haben ausserdem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch, und Sie können eine Einwilligung jederzeit widerrufen. Schreiben Sie dazu an die oben genannte Adresse. Sie können sich bei einer Datenschutzbehörde beschweren, in Österreich bei der Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).

Änderungen

Ändert sich diese Erklärung, erhält sie eine neue Fassung, und die App bittet Sie auf der Kontoseite, sie erneut zu lesen.

English version

Privacy notice

Who is responsible

The controller of your data is FloorballMind. No data-protection officer is appointed.

Questions, corrections or requests about your data: privacy@mail.floorballmind.com.

What we store

FloorballMind is a tactics and learning app for floorball clubs. We store what the app needs for that:

  • Your account: your name, your email address, your password (only as a one-way scrambled form — we cannot read it), whether and when you confirmed your email, when you accepted which version of this notice, whether you are under 14 (worked out from your birth date when you sign up — the date itself is not stored, only the year), and when you last used the app.
  • Your profile: if you give them: your birth year and gender, as a player your shirt number, position, shooting hand, height and level, as an owner or coach your country, and a profile picture if you upload one (stored in the database as a small image). Your club’s owners and coaches can see a coach’s picture; the picture of anyone under 14 is never shown to anyone else.
  • Signing in: a sign-in cookie holding a random token for each device (30 days with “stay signed in”, otherwise until the browser closes, at most 24 hours), and short-lived links we email you to sign in (15 minutes), reset your password (30 minutes) or confirm your email (48 hours). The links are stored only in scrambled form.
  • Your clubs: which clubs and squads you belong to or asked to join, your role there (owner, coach or player), since when, and when you last looked at the club’s plays. Every active member of a club sees its member list: name, role, the year they joined and, for players, the birth year.
  • Squad rosters: coaches and owners can put players on their club’s squad rosters — people without an account too — with name, shirt number, position, line, shooting hand, height, birth year, gender and level. When an entry is linked to your account, the name, birth year, gender, height and shooting hand you gave yourself come from your account and the club cannot change them. Only owners and coaches see the rosters.
  • Invitations: when a coach invites someone personally, the name and email address or phone number they typed is stored with the invitation code. For phone invitations the coach sends the message themselves (for example by WhatsApp); FloorballMind does not send it.
  • Parent or guardian consent: for a player under 14: the parent’s or guardian’s email address, who gave it, whether they agreed, declined or later withdrew their agreement, and when. The links we email them are stored only in scrambled form.
  • Plays: the plays you save (boards, movements, notes, the transcript of a voice-over), plays shared in your club and lessons made from them, your formation layouts and saved scenarios. A play can contain whatever names a coach types onto the board. The audio of a voice-over stays on your device.
  • Learning: your answers in lessons and quizzes, the lessons you completed, points, and how well you know which tactical concepts. Your club’s owners and coaches see your learning progress in the club.
  • Notifications: the messages in your Inbox (new lessons, shared plays, club requests and news), whether and when they were read, pushed or emailed, your notification settings, and — if you turn push notifications on — your browser’s notification address for each device.
  • AI features: your Builder chat history (so it follows you across devices), and for each AI request only which feature and model, how large it was and when — not what it said.
  • Security log: important actions (joining, role changes, invitations, consents, account deletions) with who, what and when. It holds no email addresses, phone numbers or codes; an IP address is recorded only for operator sign-ins, and only as a one-way hash.
  • On your own device only: plays saved before you signed in, board rosters, voice-over audio, your FloorballLingo progress, your settings and — with “stay signed in” — your email address stay in your browser; the app also keeps pages for offline use. Signing out removes the club rosters copied to the browser, the offline copies and this device’s push subscription; the rest stays until you clear the site’s data in your browser.

Why we use it

To let you sign in, run your club, squads and rosters, share and study plays and lessons, send you the notifications the app provides, let minors take part only with a parent’s or guardian’s consent, and keep the app secure and working (security log, error reports). We do not sell your data, show advertising, or use any analytics or tracking service.

legal bases: contract (GDPR Art. 6(1)(b)) for the account, clubs, plays, learning and the AI features you start yourself (names are replaced by codes); consent (Art. 6(1)(a), Art. 8) for children under 14 and push notifications; legitimate interests (Art. 6(1)(f)) for the security log and error reports

Who else handles it

  • Hosting: the app, its database, the database backups and the error reports run on Microsoft Azure in the “North Europe” region (Ireland, EU); backups are not copied to another region.
  • Email: emails (sign-in links, invitations, password resets, consent requests, notifications) are delivered by Resend (Resend, Inc., USA) through its EU region (Ireland). Emails sent to FloorballMind addresses are also received through Resend and forwarded to the operator’s mailbox. The transfer to Resend as a US company rests on standard contractual clauses. The operator’s mailbox that mail is forwarded to is at Google (Gmail).
  • AI features (OpenAI): when you use the AI coach, the tactics chat or board assistants, “Describe it”, or voice commands, what you type (with the board’s contents) or say (for voice commands, the recording) is sent to OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) to produce the answer. When the server reads a narration aloud, its text is sent to OpenAI. Before text is sent, the people in it are replaced by codes (see “How AI is used”). FloorballMind does not store this content (apart from the Builder chat history above). The transfer to the USA rests on standard contractual clauses.
  • Push notifications: if you turn them on, your browser’s push service (for example Google, Apple, Mozilla or Microsoft) delivers them; it receives only the title, a short text and a link.
  • Error reports: errors and warnings go to Azure Application Insights (same region): the error message, the page address without its parameters and the browser type — no names, email addresses or IP addresses.

How AI is used

  • The analysis, the summary and the narration the app shows for a board are written by FloorballMind’s own analysis engine from the board. No AI writes them.
  • An AI is used only where you use it: in the Builder chat (“Ask about board” and “Describe”), the tactics chat, “Describe it”, the tactic builder’s clean-up and proposal buttons, the AI coach’s explanations and the questions in training, voice commands and dictation, and the read-aloud narration. It is instructed to answer about floorball tactics and drills, and “Ask about board” only from the analysis the app has already computed. Outside these, FloorballMind sends nothing to an AI.
  • Before text is sent to OpenAI, FloorballMind replaces the names of the people it knows (your club’s members and, for owners and coaches, the squads’ players) and the names of clubs and squads with codes (for example P7K2, Team A). A person’s code is worked out from a secret that only FloorballMind’s server holds: it is the same every time, and OpenAI cannot turn it back into a name. The role and shirt number go with the code. The codes in the answer are turned back into names in the app before you see them. Because a code always stands for the same person, this data is pseudonymised, not anonymous. Your email address and account id are not sent.
  • The read-aloud narration says a player’s role and shirt number (“the centre, number fourteen”) instead of the name; the text on screen keeps the names.
  • Not covered: the recording of your own voice (for voice commands and dictation the recording itself is sent to OpenAI for transcription; the app cannot alter it, so a name you speak is heard by OpenAI); names you type that the app does not know (someone who is not in your club, a name only you use); and a person you name only by a word that is also an ordinary word (such as the surname “Coach” on its own). Nothing else.
  • Where your browser has its own speech recognition, voice commands may use it instead of OpenAI; that service belongs to the browser’s maker.

What others can see about you

These are the details other people in the app can see about a player. None of them is in a special category of personal data under GDPR Art. 9 (such as health, ethnicity or religion).

  • In your club: every member sees your name, your role in the club (owner, coach or player), the year you joined and — for players — your birth year. Not your email address and not your picture.
  • Your club’s owners and coaches also see your roster entry: name, shirt number, position, line, shooting hand, height, birth year, gender and skill level, and your learning progress. Players do not see the rosters. Owners and coaches also see each coach’s email address.
  • Nobody but you sees your picture; only a coach’s picture appears, on their card for the club’s owners and coaches. The picture of anyone under 14 is never shown to anyone else.
  • A play you share with your club or a squad carries its board: for each boarded player their name as on the roster, shirt number, position, line, skill level, shooting hand and height. The squad list saved with the play and shown in its PDF report gives only the short name (“Emma L.”) and leaves out height, gender and birth year.
  • Other clubs: anyone signed in and confirmed by a club can look at other clubs’ pages: the club’s name and crest, its owners and coaches by name, and the squads that are not private, with each active player’s name, position and skill level. Not birth year, shirt number, height, gender, picture or email address. A private squad is visible only to its own club.
  • What you set yourself: when your roster entry is linked to your account, your name, birth year, gender, height and shooting hand are the ones on your account, and only you can change them — coaches cannot. Shirt number, position, line and skill level are set by the club.
  • Height: it helps estimate the stick reach the tactical analysis uses, which is why club members see it for players. Club members see the email addresses of coaches and owners, unless that person has turned email notifications off in their preferences — then the address is hidden from others.

Cookies and browser storage

FloorballMind sets only the cookies signing in needs: the sign-in cookie and the sign-in’s security cookies (protection against forged requests, the page to return to after signing in). There are no advertising, analytics or tracking cookies. What the app keeps in your browser is listed above under “On your own device only”.

Children under 14

Someone under 14 joins a club only once a parent or guardian has agreed. We email the parent or guardian a link (to the address the coach or the player gives us); until they agree, the player cannot see the club’s plays and is not on its member list. When a coach names a parent or guardian in the invitation, the player is treated as under 14 even if they say otherwise. After deciding, the parent or guardian receives a link where they can withdraw their agreement at any time, download their child’s data, or delete their child’s account; they can request a new link on the consent page at any time. In addition, for accounts under 14:

  • Their profile picture is never shown to anyone else.
  • FloorballMind sends them no emails about lessons and shared plays. They get the club’s emails like every member: the one-time “you are now a member” confirmation, and club news, which can be switched off in the account.
  • Every member of the club sees the player’s name, role, the year they joined and their birth year; the owners and coaches also see their squads, roster entry and learning progress.

The age limit of 14 is the age from which a person in Austria can consent to the processing of their own data (GDPR Art. 8 with § 4 (4) of the Austrian Data Protection Act, DSG). If the limit changes, the app asks every account its age again instead of re-reading old answers.

How long we keep it

  • Your account, profile, plays, learning and notifications: until you delete them or your account.
  • Deleted plays: restorable for 10 days, then removed.
  • Sign-in tokens and links: until they expire (see above), then removed automatically; consent links after 7 days, guardians’ manage links after 30 days.
  • Expired consent requests: deleted 30 days after they expire. A new account under the age limit whose consent is not given within 7 days is deleted with its data.
  • Invitations (with the invitee’s name and contact): deleted 30 days after they expire or are revoked.
  • Archived clubs: deleted 30 days after they are archived.
  • Security log and AI request counts: 12 months; when you delete your account, your name is removed from the entries sooner.
  • Inbox: until you delete the notices or your account.
  • Error reports: 30 days.
  • Database backups: 14 days, then overwritten.

Your rights and choices

  • See and take your data: Account → “Privacy & data” → “Download my data”: everything stored about your account, as a JSON file (without the password hash or tokens).
  • Correct it: change your name, picture, birth year, profile details and country on the Account page. Your email address cannot be changed in the app — write to us. What a coach entered on a roster, the coach changes.
  • Delete your account: Account → “Privacy & data” → “Delete my account”. Plays and lessons you shared in a club, and your invitations, stay with the club (assigned to its longest-standing remaining owner); roster entries a coach made stay with the club, no longer linked to your account. A club whose only member you are is deleted with its plays. If you are the only owner of a club with other members, you must remove them first.
  • Notifications: emails for missed notifications and club news (in the app and by email) can be switched off; push notifications you switch off in the browser. Notices about your membership (requests, confirmations, removals) always arrive in your Inbox.

You also have the right to restrict processing and to object, and you can withdraw a consent at any time. Write to the address above. You can complain to a data-protection authority — in Austria, the Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).

Changes

When this notice changes it gets a new version, and the app asks you on the Account page to read it again.